اولین جلسه مشاوره آنلاین مدیریت پروژه برگزار گردید

همه ما می‌دانیم که امروز شرایط اجرای پروژه نسبت به سال‌های گذشته بسیار سخت‌تر شده است، افزایش روز افزون هزینه‌های اجرایی در کنار بی انگیزگی منابع انسانی که به علت عدم تناسب حقوق و دستمزد دچار سردرگمی شده‌اند از جمله مشکلاتی هستند که کسب و کارها هر روز با آن مواجه هستند. شاید برای بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها پیدا کردن یک نیروی خوب و با انگیزه که حقوق نسبتا کمی را هم بخواهد، بسیار کمیاب شده است. واقعیتی که امروزه با آن مواجه هستیم، برای بنگا‌ه‌های کسب و کار واقعا نگران کننده است. چگونه می‌توانیم این شرایط را پشت سر بگذاریم؟ چگونه برنامه‌ریزی کنیم؟ چگونه نیروهای مجرب و متخصص را در سازمان استخدام و حفظ کنیم؟ چگونه با برگزاری برخی دوره‌های آموزشی میزان مهارت نیروها را در شرکت افزایش دهیم؟ از کجا شروع کنیم؟ این‌ها پرسش‌های متنوعی هستند که ذهن بسیاری از صاحبان کسب و کار را پر نموده است. 

در سازمان‌هایی که ماهیتا عملیاتی هستند، احتمال شکست خوردن در اجرای پروژه بسیار بیشتر است. چرا؟ جواب آن کاملا ساده است، زیرا سازمان خود را برای اجرای یک پروژه آماده نکرده است. ساختار سازمانی این شرکت‌ها معمولا وظیفه‌ای و میزان اختیارات بسیار محدود است. ساز و کار مدیریت ریسک در سازمان شکل نگرفته است و همیشه نگران هستیم که با اجرای پروژه برخی زد و بندها باعث خسران مالی شود. واقعیت این است که با اختیارات و مسئولیت‌های محدود، با داشتن یک ساختار سازمانی وظیفه‌ای، با ایجاد یک بروکراسی شدید و به عبارت ساده‌تر ریسک گریزی، میزان موفقیت در اجرای پروژه بسیار کاهش می‌یابد. 

موفقیت در اجرای پروژه زمانی‌ حاصل می‌شود که ساز و کار جداگانه‌ای برای مدیریت پروژه ایجاد نمایید. به اصطلاح وجود یک متدولوژی برای مدیریت پروژه، متناسب سازی فرایندها و شیوه‌های مدیریتی، با در نظر گرفتن محدودیت‌های پروژه، مسیری است که شما باید برنامه ریزی کنید. 

همیشه این سوال برای من مطرح است، "سازمانی که ماهیتا پروژه محور نیست و تصمیم گرفته است که بدون داشتن یک ساز و کار و مشاوره در زمینه مدیریت پروژه، پروژه‌ای را شروع نماید، چگونه از دستیابی به منافع اجرای پروژه مطمئن خواهد شد؟" 

بسیاری از سازمان‌ها هیچ روند مشخصی برای سنجش منافع در حین اجرای پروژه ندارند. نهایت هنر آنها ایجاد معطلی در بررسی قراردادها و پرداخت هزینه‌ها در پروژه است، آن هم به بهانه‌ی اینکه دل خود را برای کنترل نمودن اوضاع خوش کنند. اما واقعیت این است که این روش، تنها یک دلخوشی موقت است و ادامه آن ممکن است سبب افزایش هزینه‌های نهایی پروژه شود. 

برای اجرای یک پروژه ساختمانی، به ویژه اگر همه مسائل آن شفاف باشد، باید بدانیم که مسیر راه چگونه قرار است طی شود. تیم پروژه باید وقت مناسبی را صرف برآورد صحیح هزینه و زمان اجرا فعالیت‌ها نماید. بدون تعیین مبنایی مناسب برای محاسبات و برآوردها و مکتوب نمودن این مبناها، ابهامات ما هر لحظه بیشتر خواهد شد. عدم استفاده از ساز و کار شناسایی و ارزیابی ریسک در انجام برآوردها خود مشکل بسیار بزرگی است. 

اگر سازمان شما به مشکلاتی مشابه آنچه که ذکر کردم، گرفتار شده است، فرصت را برای ارتقا و آموزش نیروهای خود به وِیژه تیم پروژه را از دست ندهید. گاهی جرقه‌ای که با شرکت در یک دوره‌ی آموزشی یا  یک مشاوره در ذهن مدیران و تیم پروژه شکل می‌گیرد، راه حل برون رفت از این معضلات است.