تصمیم‌گیری در فضای اجرای پروژه

تصمیم‌گیری در فضای اجرای پروژه

شما به عنوان مدیر پروژه، چه روشی برای تصمیم گیری دارید؟

فرآیند تصمیم گیری در فضای پروژه‌ها

برای بیشتر تصمیم گیری‌هایی که در پروژه انجام می‌شود نیازی به برگزاری یک جلسه رسمی برای بررسی راه‌حل‌های جایگزین نیست. در عوض در تعاملاتی که به صورت روزانه بین مدیر پروژه و ذی‌نفعان صورت می‌پذیرد، تصمیمات گرفته می‌شوند. با یک پرسش کوتاه از سوی مدیر پروژه مثل " اوضاع چطوره؟" بحث با یکی از اعضای تیم که روی تهیه یکی از مهمترین مدارک مهندسی کار می‌کند، کار شروع می‌شود. مدیر پروژه و این عضو فعال تیم در مورد حل مسائلی که در پروژه وجود دارد با هم  شروع به صحبت می‌کنند. مشخص می‌شود که بخشی از نقشه‌های اصلی و طراحی برای دستیابی به معیارهای مهمی که در پروژه قبلا تعیین شده بود، باید تغییر کند. مدیر پروژه یک گفتگوی کوتاه با یکی از مدیران متخصص سازمان به عمل می‌آورد و پس از یک کار تیمی و تعیین راه حل و تحلیل تبعات تغییر، یک گفتگوی کوتاه با مدیر ارشد انجام می‌شود و درخواست تغییر به صورت رسمی به تایید مدیر ارشد می‌رسد و بعد تغییر در مشخصات فنی صورت می‌گیرد. مدیر پروژه با کمک همفکری تیم پروژه به بهترین راه حل دست پیدا می‌کند و با ایجاد این حس مشارکت نوعی اطمینان و تعهد در خصوص تصمیمات بین اعضای تیم و مدیر پروژه ایجاد می‌شود.

تصمیم گیری‌های گروهی نقش بسیار مهمی در افزایش کیفیت تصمیمات دارد. هر چه مشارکت تیم در تصمیم‌گیری‌ها بیشتر باشد، تعهد اعضای به اجرای تصمیمات بیشتر می‌شود.    

مدیر پروژه یک نقش محوری را در تصمیم‌گیری‌های گروهی ایفا می‌نماید. چیزی که باید مدیر پروژه  همیشه به خودش یادآوری بکند این است که" کار تو تصمیم گیری نیست" بلکه کار اصلی تو "تسهیل کردن بحث است"، کار تو به عنوان مدیر پروژه ایجاد شرایطی است که همه بتوانند در خصوص موضوع به اجماع و توافق برسند. مفهوم دستیابی به توافق این نیست که همه، 100 درصد با موضوع موافق باشند، بلکه باید  به این توافق برسند که برای شرایط موجود این تصمیم بهترین راه حل است. 

تسهیل تصمیم گیری گروهی یا (Facilitating group decision making) تکنیکی است که شما به عنوان مدیر پروژه باید خوب یاد بگیرید. برای بهتر اجرا کردن این تکنیک باید گام‌های زیر را با جدیت بردارید:

  1. اول مساله را شناسایی و تشریح کنید
  2. دنبال راه ‌حل‌های جایگزین باشید، استفاده از برخی تکنیک‌ها مثل توفان ذهنی می‌تواند به شما کمک کند
  3. راه حل‌ها را کنار هم بگذارید و تصمیم بگیرید
  4. پیگیری کنید که تصمیم گرفته شده به خوبی اجرایی بشود