چگونه یک گزارش تهیه کنیم؟

چگونه یک گزارش تهیه کنیم؟

مدیریت ذینفعان پروژه، مدیریت ارتباطات پروژه

 

چطوری یک گزارش را بنویسیم؟ ( یا ننویسیم) " ایده تهیه این متن از آقایStephen Biddle گرفته شده که در سایت Projectmanagement.com  آورده شده بود"

 یک روز قرار بود که یک گزارش را برای یک شرکت مشاور مهندسی تهیه کنم. من شروع کردم به مطالعه روی شرکت و صحبت با کارکنان کلیدی شرکت. من اطلاعات را جمع آوری کردم و نوشتم. در نهایت گزارش را به کارفرما نشان دادم و اون به من گفت " این که یک گزارش نیست! تو یک لیست تهیه کردی!" و در نهایت گزارش من را قبول نکردند.

سوالی که باید از خودمون بپرسیم اینکه واقعا یک گزارش چیست؟

من تا حالا صدها مدیر پروژه را آموزش دادم و وقتی به بخشی از دوره آموزشی می‌رسیم که قرار است در مورد گزارش دهی پروژه صحبت بشه، یک سئوال ساده می‌پرسم هر کس میتونه دستش را ببره بالا:

  1. کی اینجا دوست داره که یک گزارش بنویسه؟
  2. کی اینجا دوست داره که یک گزارش را بخونه؟

خوب میبینیم که هیچ کس دستش را بالا نبرد، خوب سوال اینجاست که چرا ما اصلا گزارش مکتوبی تهیه می‌کنیم؟ یک قاعده خوبی هست که سالیان ساله که حسابداران از آن استفاده می‌کنند. این قاعده میگه که: گزارش کردن یک فعالیتی هست که خرج داره. اقدامی که می‌خواهد در نتیجه تهیه گزارش انجام بشه باید طوری باشه که خرج گزارش نوشته شده را در بیاره.

ما تا حالا این قانون را درک نکردیم. گزارش باید منجر به یک اقدام بشه، این یک نقطه بسیار خوب برای شروعه. بیاید با هم تهیه یک گزارش را در یک پروژه در نظر بگیریم، می‌تونیم در وهله اول توجه بکنیم به اینکه هدف از گزارش چی هستش- فرآیند مرتبطی که گزارش در آن تهیه شده را درک کنیم:

  • آغازین: اطلاعاتی را در بر داره که میتونه منجر به تصویب ( یا عدم تصویب) شروع یک پروژه بشود.
  • برنامه‌ریزی: اطلاعات جمع آوری شده و توزیع شده توسط مدیر پروژه که نتایج آن باعث تصویب یک برنامه میشه و منجر به ایجاد یک راهنما برای انجام فعالیت‌های پروژه میشه. در این مرحله فرمتهای مورد نیاز برای گزارش دهی فرآیندهای دیگه ایجاد میشه.
  • اجرا: اطلاعات پیشرفت پروژه است که در مقابل برنامه گزارش میشه و نتیجه آن انجام اقدامات اصلاحی و بروز کردن برنامه است تا بالاخره بتونیم مطابق محدوده پروژه پیش بریم
  • کنترل: اطلاعاتی که از این دسته گزارش بدست میاد در نهایت منجر به این میشه که بین این چهار تا فرآیند دیگه انتقال پیدا کنه.
  • اختتام: گزارشهای تهیه شده در این بخش به بستن یک پروژه یا فاز کمک می‌کنه

تمامی این قطعات پازل اطلاعاتی ما باید با این پنج تا قانونی که در زیر میگیم تهیه بشوند.

  1. کتاب داستانی- گیرنده چیزی از اطلاعات اون نمیدونه. گزارش در مورد موارد استثنا شده این دسته محسوب میشه. حالا این یعنی چی؟، به عنوان مثال شما می خوای بری خرید و یک لیست 40 آیتمی دست شما میدن و وقتی برمیگردید از شما میپرسن که همه را خریدی و شما میگی همه را خریدم "به استثنای ..." بدترین اشتباه این هست که توی گزارش چیزی را بگذاریم که گیرنده همین الان هم میدونتش و گزارش شما داره زمان و پولش را هدر میده!
  2. دقیق: گزارش باید به صورت خیلی دقیق تهیه بشه ( یعنی آنقدر دقیق باشه که بشه باهاش تصمیم گرفت) . اطلاعات اضافی نباید توش باشه. به ویژه اگر اطلاعات توش یک مقدار جانبدارانه باشه باید مشخص بگیم که اطلاعات مرتبط ر ا از کجا گیر آوردیم و منبعش چیه.
  3. گزارش کامل: هیچی نباید از دستون در بره! باید حتی بریم قبلا در مورد فرمت گزارش هم توافق کنیم! یعنی فرمت خالی گزارش را ببریم و ببنیم چی انتظار دارن توش جا بدیم! این مساله باعث میشه که هیچی از اطلاعاتی که باید در گزارش بگذاریم از دستمون در نره!
  4. قابل فهم: به این معنی نیست که گزارش زبونی و ادبی خیلی خوب باشه! باید یک طوری بتونی مفهوم کارت را به گیرنده بفهمونی و مطمئن بشی گیرنده گزارش گرفته قضیه را یا نه؟ معمولا در این بخش گزارش را کمی میکنند یا در مورد مفاهیمی که گزارش را عددی یا اگه نتونستی در مورد مفهوم کم، متوسط و زیاد مفاهیم گزارش, یک توافق قبلی با گیرنده کرده باشی حتما!
  5. عملی: یعنی وقتی گزارش دستشون رسید میتونن یک کار عملی را بر اساس آن انجام بدهند

حالا ما 5 تا شاخص داریم که بر اساس اون قبل از تهیه گزارش بریم سراغ گیرنده بریم و حداقل به یک فرمت مناسب برای گزارش دادن برسیم. الان دیگه امیدوارم براتون جا افتاده باشه که هر فرمت گزارشی به درد همه ذینفعها نمیخوره! زحمت بده به خودت و قبل از تنظیم گزارش یک سری بهش بزن!

 

قبل از تهیه گزارش این سئوالها را لطف کن از خودت بپرس!:

  • چه اطلاعاتی میخوام؟
  • چرا؟ ( اصلا آخرش چی میخواد بشه؟ این باعث میشه که خودت را بتونی همسو کنی
  • هر چند وقت یکبار گزارش این تیپی تهیه کنی؟ (بالاخره روزانه باید باشه یا هفتگی؟!)
  • بر اساس چه فرمتی باید تهیه کنی!؟

 

افتادن تو چاله چوله!

هرچی تا حالا بهتون گفتیم بر فرض اینه که شما آزاد باشی هر طور دلت خواست گزارش را تنظیم کنی.  اگر دستت را با تعیین یک فرمت از پیش تعیین شده ببندند ممکنه مجبور بشی بعضی جاها اطلاعات بیش از اندازه بدهی ( حوصله را سر ببری و اطلاعات زیادی بدی!) یا اینکه اطلاعات کم بدی " . اگه بشه مذاکره کنی بهتره بری سر فرمت گزارش یک چونه بزنی، بعضی وقتها جواب میده! اگه جواب نداد کارهای زیر را میتونی بکنی:

  • اگه جا کم بود تو فرمت، یک اشاره‌ای کن به پیوست‌ها و اطلاعات مورد نیاز را تو پیوست‌ها بگذار
  • اگر خیلی مجبور بودی اطلاعات اضافه بدی: برای اینکه حوصله خواننده سر نره و خودت هم کلافه نشی از کپی-پیست استفاده کن و یک جاهایی را هم بگذار برای موارد توضیحی به صورت جدا که اگر کسی واقعا وقتش را داشت بره یک نگاهی بهش بندازه!